“Administración
es el proceso de planificar, organizar, dirigir, y controlar recursos
financieros, físicos, humanos y de información para lograr metas”.
- Griffin & Ebert.
Para
muchos expertos, la administración es un proceso, un camino, un conjunto de técnicas
que lográndolas implementar de manera correcta, pueden ser de vital valor para
cualquier organización. Es por eso, que la relación entre los gerentes y este
mecanismo, son íntimos e inherentes.
Cada gerente, en su correspondiente
nivel, llevará a cabo las funciones administrativas básicas en proporciones
particulares. Sin embargo, veremos que en muchos casos, el planear, organizar,
dirigir y controlar, no llevan esa secuencia, y el saberlos combinar y
balancear, puede hacer de un líder efectivo, uno eficaz y eficiente.
Planeación. Es el momento de definir qué es lo que queremos hacer, visualizar el escenario futuro dónde
llevarlo a cabo y las estrategias que utilizaremos para tener una propuesta
innovadora y competitiva (Reyes Ponce, 2010) . Partiendo de esa
concepción de lo que es planear, podemos describir que en el entorno
empresarial, esta fase, es el primer eslabón del principio de fundación o razón
emprendedora de todo visionario. Pero, es también una función muy básica para
efectuar cualquier acción correctiva, implementar algún plan de contingencia o
desarrollar estructuras organizacionales. La planeación, es el principio, de
cada actividad, y sin ella no podemos aclarar en dónde estamos, y a donde
queremos llegar.
Organización. Es la referencia para determinar las estructuras, los
procesos, y las responsabilidades; en pocas palabras, es el cómo y quiénes lo
vamos a hacer de toda causa[i].
La organización, implica el definir quien hará qué tareas, seleccionar los
métodos y coordinar los materiales, recursos e información.
Hay muchos casos de éxito, que han
apostado a sus filas el tomar mayor importancia a esta etapa de sus operaciones,
como las paraestatales y organismos descentralizados de gobierno[ii].
La burocracia, está basada en estos principios y fundamentos, pero, a grandes rasgos,
hemos sido testigos que el tener una línea de jerarquía muy rígida y que los
departamentos estén demasiado segmentados puede propiciar, una falta de
personalización en los servicios y fluidez en la toma de decisiones.
De nuevo, es aquí donde nos damos cuenta, que el proceso
administrativo, no es un sistema lineal e intransigente, sino todo lo
contrario, y el poderlo llevar de una manera óptima, será la clave para seguir
siendo una organización sustentable.
Dirección. Consiste en la ejecución de todas las fases del proceso
administrativo, mediante la conducción y orientación de los recursos, y el
ejercicio del liderazgo[iii].
Una vez establecidos los propósitos y las responsabilidades, debemos seguir una
dirección, motivar hacia la excelencia y la mejora continua. No debemos creer
que de igual manera, solo se dirige cuando ya se ha planeado y organizado, sino
que, la práctica del liderazgo es en esencia, el saber dirigir y llevar hacia
fines productivos y rentables una organización.
Control. “El control, es el
proceso que utiliza una persona, un grupo o una organización para monitorear el
desempeño de forma permanente y aplicar acciones correctivas” (Hellriegel,
2009) .
A manera de instrumento de medición, esta
función, tiene como propósito el revisar detalladamente el rendimiento de las
actividades que se estén efectuando, y también cumple como un corrector para
hacer y deshacer, y poder resolver conflictos en la planeación. A este punto,
de igual manera, algunos pensadores lo consideran como la logística y de este
se desprenden muchos más procesos y campos de estudio.
Sea
un supervisor de primera línea, o el director corporativo de una gran
multinacional, el proceso de administración, está latente en todos los aspectos
de proyección, ejecución y rendición. Un
buen gerente es aquel, que apoyándose en estos principios, consigue efectuar
una administración excelente y por consecuencia, lleva consigo a su equipo de
trabajo y todos sus involucrados por el sendero de la eficiencia.
“El
proceso administrativo es la metodología básica para aplicar cualquier enfoque
de administración o gestión” (Münch, 2014) . Si queremos
alcanzar una meta en esta vida, ya sea en ámbito personal, académico o
profesional, la falta de administración,
generará en nosotros, un sentimiento de incertidumbre, desconfianza y en
resumidas cuentas, el sentido de la misma búsqueda de los fines; cualquiera que
estos sean, en muchas de las veces el fracaso de la vida cotidiana, es por esa
falta de intuición vivencial o práctica.
[i] Extraído de los ejemplos que
hace referencia Lourdes Münch en, Administración:
Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo, Pearson, 2012,
pp. 28-29.
